Em momento de crise ou não, reduzir custos é necessário. No entanto, acabam fazendo isto comprometendo a qualidade dos seus produtos o que causa recusa ou, em casos extremos, banimento do produto no mercado.
Reduzir custos é um processo delicado, pois a redução pode impactar negativamente na empresa como um todo, normalmente, quando funcionários ou clientes ficam insatisfeitos.
Os funcionários ficam insatisfeitos quando precisam produzir a mesma quantidade ou maior com menos recursos ou quando correm o risco de perder o emprego.
Já os clientes ficam insatisfeitos quando a qualidade, segurança ou preço não correspondem mais as suas expectativas e, após elaborarem um juízo sobre um produto, o mesmo costuma repercutir para todos os produtos da empresa causando um prejuízo que muitas vezes é maior do que o valor obtido com a redução dos custos como, por exemplo, a perda de credibilidade da empresa no mercado.
Portanto, a redução de custos deve ser realizada de forma sistemática e acompanhada de um forte trabalho de comunicação interna, evitando surpresas e até mesmo possibilitando que funcionários contribuam com ideias. Além disso, após implantada, é preciso monitorar os resultados dentro e fora da empresa, acompanhando de perto a reação dos clientes.
Procurar novas matérias-primas ou produtos equivalentes e mais econômicos é uma das primeiras soluções encontradas para quem quer reduzir custos e costuma vir acompanhada da troca de fornecedor, como verá abaixo. No entanto, é preciso ficar atento na qualidade. Inicialmente, exija uma amostra ou compre uma baixa quantidade.
Buscar fornecedores que tenham a mesma qualidade e tenham preços melhores e prazos de pagamento mais longo é uma opção para reduzir custos. Lembrando que o fornecedor deve ter um produto aquém ou melhor que o outro fornecedor. Assim como no item acima, exigir uma amostra ou comprar uma baixa quantidade é sempre a melhor opção para avaliar se atende as expectativas.
Aumentando a produtividade, você economiza custos fixos. Afinal, você teria que pagá-los de qualquer forma e com a produtividade aumentada, o custo da operação é reduzido, pois se produz mais com os mesmos recursos fixos disponíveis antes.
Desenvolver novos processos que garantam economia de tempo e de outros recursos é uma das melhores escolhes a serem feitas e, se feita internamente, tem um custo muito baixo. Normalmente, estes processos devem buscar melhorias nos itens acima: matéria-prima e produtividade.
Uma forma de reduzir custos é parcelar os pagamentos. Isto alivia o fluxo de caixa, entretanto, requer uma negociação com os fornecedores. Alguns deles podem aceitar, mas dividiram também os prazos de entrega. Neste caso, é preciso ter cuidado para não prejudicar a produtividade.
Automatizando alguns processos, você reduz o investimento de mão-de-obra e aumenta a produtividade sem comprometer a qualidade e segurança dos produtos. Apesar de existirem muitos equipamentos no mercado, o ideal é buscar uma solução personalizada.